今回は「会議の進行役「ファシリテーター」7つの役割~その1~」をお伝えします。

会議を行う上で、最も重要なのは進行役、「ファシリテーター」です。
今回から「ファシリテーターの7つの役割」をお伝えしていきます。

まず、ファシリテーターの役割は、一言集約すると

「雰囲気コントロール」

となります。

「雰囲気コントロールのためには何が必要か?」が7つの役割に細分化されています。

まず最初は、

役割1:心理的障壁を作らない

です。

会議参加者が自らの意見を受け入れてもらえるだろうという安心感を与え、進行方法よりも自ら考えること、会議で得たい成果を得ることに集中できる環境を整えることが、ファシリテーターが存在感を消したことで得られる会議の状態です。

では、ファシリテーターの存在感を消すとはどういうことでしょうか?

話をせず黙っていることでもなく
ボソボソと小さい声で話すことでもなく
腕組みや足組みをして威圧するでもなく
オーバーリアクションでお笑い会場のように沸かせるでもなく
自分の意見や見解を主張することでもなく
参加者からの意見を批判することでもなく・・・

会議参加者が主体的に参加することを促す

ということです。

そのためには、手や腕は体の横に置き、ひとりひとりに目配せすることで、参加者が自分を受け入れてもらっているという安心感を抱くことが大切になります。

参加者からのどのような意見に対しても批判・判断はぜず、ファシリテーターは自分ごととして捉えることも大切です。
ひとつの意見にこだわりすぎていると感じたら、視野を広げてもらうように促すなど、相手の様子を観察して、場にふさわしい進行を即時に行うことなのです。

会議室の机やいすの配置も重要な要因となります。

会議室の机やいすの配置

理想的な状態は椅子だけ。

ファシリテーターと参加者の間に机などの心理的障害となるものはないほうがいいのです。

しかし、椅子だけだと書く作業が多い会議には不向きになります。

机が必要な場合は、「机を使う場合の配置例」が良い。4~6人一組のブロックテーブルを配置します。

大人数が参加する会議では、4~6人のグループを作り、その中でまずは考えをシェアしてもらいます。

7人以上になると、聞いていない人が現れたり、決まるものも決まらなくなったり、クレームが出てきたり、会議に混乱をきたしやすくなります。
お互いにスッキリして決まっていく人数は6人までなのです。

思い出してみてください・・・学校の授業で分けられるグループは4~6人が多い。これは心理学的に考えられている人数だからなのです。

グループが複数ある場合は、1つのグループに1人、「リーダー」を配置します。

リーダーの役割は主に、ファシリテーターからの指示に従い、何かを配布したり、集めたり、意見をまとめて発表することであり、そんなに難しいことはありません。

ただし、リーダーがファシリテーターの上司だからといって、紙を持ってこさせることに躊躇する必要はなく、リーダーに動いてもらうことで場に参加している一体感を演出することも大事になります。

ファシリテーターと参加者の間には、無意識・意識に限らず心のバリアがないようにします。

そのためには、立ち振る舞い、服装、立ち位置、会場セッティングなど細かい事に意識を向け、参加者が警戒しない場を作る必要があるのです。

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