今回は「会議の進行役「ファシリテーター」7つの役割~その6~」をお伝えします。

会議を行う上で、最も重要なのは進行役、「ファシリテーター」です。
今回から「ファシリテーターの7つの役割」をお伝えしていきます。

まず、ファシリテーターの役割は、一言集約すると

「雰囲気コントロール」

となります。

「雰囲気コントロールのためには何が必要か?」が7つの役割に細分化されています。

今回は

役割6:シェアとフィードバックを促す

です。

会議で「よく話す人の話を聞いた」という感想は残っていたとしても、どんな内容だったか人に話せるほど記憶に残っていない経験をしたことはないでしょうか?

内容を記憶に定着させるためにも、「シェアする」こと「フィードバックすること」が重要です。

シェアとは、

「今私はこう思っています、こう感じていますと伝えること」

です。

気づきを言葉にすることで記憶に定着することができ、シェアを聞いた人は他の人の気づきからさらなる気づきを促すことができるのです。

シェアにはいくつか種類がある。

①全体シェア
参加者全員が、全体に対してシェアを行います。
参加人数が多ければそれだけ時間がかかるが、何にどんな気づきを得るかはひとりひとり違い、その気づきが、新たな気づきを呼ぶため、重要な事柄に対するシェアは全体シェアが有効です。

②リーダーシェア
グループシェアの内容をまとめた上で、リーダーが全体にシェアをします。
または、グループシェアの中でこれは全体に対して有益だとグループ内で推薦された意見を全体にシェアします。
全体シェアをする時間がない場合、全体シェアをするほど重要でないがグループシェアだけに留めてはもったいない場合に有効です。

③グループシェア
グループでリーダーを中心にシェアを行います。
グループ内だけで留めるシェアは、さほど重要でないことに限ります。
なぜならば、グループ内でシェアするだけでは、グループ内の結束はできるが、全体の一体感や全体に対する気づきの促し、共有には至らないからであり、重要なことは、「リーダーシェ」「全体シェア」が有効です。

④対面シェア
少人数のときや、時間がないときは2人一組になって行います。
セッションなど内面と向き合うときに有効なシェア方法です。

フィードバックとは、

「相手がアウトプットして伝えているものを相手に返すこと」

です。

アウトプットして伝えていることには、

「見ていること」「聞こえていること」「感触」の客観的事実と、
受け手である自分が内側で感じている主観的事実

の2つがあります。

もしも、あなたの背中に「へのへのもへじ」の書かれた紙が貼られたとしたらどうでしょうか?

あなたは自分で気づくことはできないが、あなた以外の全員が気づきます。

誰かがあなたに「へのへのもへじ」が背中に貼られていることを伝えなければ、つまりフィードバックがなければ、あなたは「へのへのもへじ」をずっと背中に張ったまま街を歩くことになるのです。

こんなことを伝えては相手が傷つくのではないかと心配して言えない場合もあるかもしれませんが、その場合は「提案する」こともできます。

例えば、

「もしかしたらネガティブな見方かもしれませんが、今の感覚を伝えても良いですか?」

と相手に違う視点を与えることの了承を得てから伝えると摩擦が少なくなります。

フィードバックは相手への攻撃ではなく、安心感がベースにあるコミュニケーションなのです。

ファシリテーターについて始めてふれた人、やってみた人は、会議の最後に、参加者からフィードバックをもらうとよいでしょう。

会議の雰囲気について、実践できていたか、いない場合は具体的にどのような改善点があるか、参加者が感じていることを伝えてもらうのです。

フィードバックには型があります。

①良かったポイントを挙げる
②改善点を具体的に示す
③「全体的には・・・で良かった」と良い内容で総括する

おもむろに気がついた点だけを言われると凹む可能性があるので、それを防止するためと、2つの良い点で改善点をはさむことで、改善点を受け取りやすくする効果があります。

これを「サンドイッチフィードバック」と呼びます。

また、フィードバックする側も、良い点・改善点の2つの視点で総体的に観ることが必要になってくるので、視点の多様化ができるとともに陰と陽のバランスが取れてさらに良い会議を全員で作っていくことができるようになるのです。

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