今回は「会議の進行役「ファシリテーター」7つの役割~その5~」をお伝えします。

会議を行う上で、最も重要なのは進行役、「ファシリテーター」です。
今回から「ファシリテーターの7つの役割」をお伝えしていきます。

まず、ファシリテーターの役割は、一言集約すると

「雰囲気コントロール」

となります。

「雰囲気コントロールのためには何が必要か?」が7つの役割に細分化されています。

今回は

役割5:明確な行動指示

です。

会議の参加者が、会議の目的を達成するために、ファシリテーターとして大切なことの中に「行動指示」があります。

今から参加者は何をするのか、明確かつ具体的に伝える必要があり、決して参加者を迷わせてはいけません。

例えばグループシェアをしてほしい場合、「グループ内でシェアをしてください」では不十分。

「グループでシェアをしてください。
リーダーから時計回りに、付箋に書いた内容だけを読み上げてください。
制限時間は○分です。
よーいスタート」

と具体的に指示をします。

今から行うことに対して、どれくらいの時間をかけていいか制限時間を伝えること、いつからスタートしていいか示すことは重要です。

タイムキーパーはファシリテーターの役割。
これによって、「SGMAのスピード」をコントロールすることが出来るようになります。

ただし、終っていないものを強制的に終らせてはいけません。

必ず時間延長の必要性を確認し、延長希望があった場合は喜んで受け入れます。

延長希望時間が3分や5分という長い時間だった場合は、進行状況・タイムスケジュールを意識しながら、ファーストチェスの話をしてスピードの大切さを伝え、時間調整を行っていきます。

延長時間も含めて、時間が終了する際には、終了の合図をします。

これによって、次に進むという気持ちの切り替えができるようになるのです。

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